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Reconnus pour leur côté moderne et spacieux, les bureaux à aire ouverte se différencient des bureaux traditionnels souvent sombres et isolés. Les open space favorisent le sens de la collaboration et de la communication entre collègues. Ils peuvent également offrir une certaine intimité s’ils sont rénovés de la bonne manière 

Ces bureaux d’un nouveau genre permettent aux entreprises de maximiser leur espace et, par conséquent, d'économiser de l'argent. Comment savoir si un bureau à aire ouverte conviendrait à votre entreprise? Nous survolerons ici les caractéristiques de ce genre d’aménagement afin de vous aider dans votre choix.

Définition du concept "open space"

Ne vous méprenez pas, créer un bureau à aire ouverte ne se résume pas à abattre les murs et à retirer les portes d’un espace. C’est un travail précis qui requiert de la création, de la planification ainsi qu’un certain nombre d’heures en travaux de rénovation. Avant de penser à réaménager l’espace de travail de vos employés, il est nécessaire de se poser plusieurs questions car ce nouvel aménagement ne doit pas nuire à la leur productivité, d’où l’importance de bien l’organiser et de prévoir au besoin des pièces qui favorisent la concentration.

L’aménagement d’un bureau à aire ouverte c’est aussi une question de réduction des coûts en termes de location et de construction des murs, portes ou cubicules qui auraient servi à monter les espaces des bureaux individuels. Un open place bien pensé doit permettre à votre équipe d’être d’autant plus créative et productive.

Les facteurs à prendre en compte

La conception d’un bureau à aire ouverte c’est tout un travail de planification, puisqu’il faut savoir tout anticiper avant de créer un espace commun pour le travail. C’est pourquoi il faut impérativement tenir compte des différents types d'activités qui se déroulent dans l’entreprise, en organisant le lieu de manière à avoir un espace pour la collaboration en équipe, sans pour autant que cela empiète sur les espaces pour organiser des réunions et d’autres activités personnelles.

Le bruit est un facteur essentiel à mesurer lors de la planification. N’oubliez pas de penser à la socialisation inter-bureaux et aux conversations qui se feront compétition pendant les pauses et les heures de repas. À noter qu’il existe des panneaux acoustiques spécialement conçus pour ces espaces multifonctionnels. Disponibles en différentes couleurs et textures, ils sont utilisés pour amortir le son dans la pièce afin d’atténuer les distractions.

Il faut également tenir compte des distractions visuelles en évitant les éléments au design trop chargé ou les meubles très audacieux. Une bonne idée serait de créer des alcôves en utilisant des cloisons ou des sièges spécialement conçus avec des dossiers élevés. L’avantage c’est que les emplacements des cloisons sont interchangeables et peuvent être réarrangés au fur et à mesure que votre entreprise croît et se développe. La polyvalence est un aspect souhaité dans les bureaux à aire ouverte, car elle sert à alléger le champ de vision des employés, tout en s'adaptant constamment aux besoins actuels de l'entreprise.

Avantages et inconvénients d’un bureau à aire ouverte

Un bureau de style "loft" a ses avantages et ses inconvénients, d’où l’intérêt de peser le pour et le contre avant de prendre cette importante décision. Le premier avantage constaté c’est bien évidemment les questions de réduction des coûts car un bureau à aire ouverte coûte beaucoup moins cher à construire et à meubler. C’est d’ailleurs une très bonne chose, puisque les open space sont très convoités par les startups.

Cet aménagement leur permet d’utiliser les meubles de manière polyvalente et de réorganiser facilement l’espace lors de l’embauche de nouveaux employés.  Si le budget vous le permet, n’hésitez pas à embaucher un architecte pour cette mission car c’est un gros travail en termes de planification et rien ne doit être laissé au hasard.

D’un autre côté, les bureaux à aire ouvertes sont construits dans l’optique de favoriser la positivité en mettant l'accent sur la collaboration et la créativité. En effet, les agencements de bureaux plus anciens se concentraient davantage sur les hiérarchies au sein de l'entreprise. Les open space suggèrent une nouvelle manière de penser en mettant de l’avant la sociabilisation des employés au détriment du conformisme. Les bureaux à aire ouverte sont modernes et alignés sur une architecture contemporaine et sur les nouvelles tendances en rénovation des entreprises.

Passons à présent aux inconvénients car il ne faut pas oublier de mentionner les limites de ce genre d'aménagement. Bien que l'idée d'un bureau à aire ouverte soit tentante, il faut rester réaliste car plusieurs problèmes peuvent survenir lors de la construction d'un espace de travail polyvalent.

Si cet espace n’est pas bien pensé, cela peut nuire à la productivité des employés. Ceci est particulièrement vrai dans les situations où les facteurs de bruit externes ou internes n'ont pas été soigneusement étudiés. Il existe bien évidemment l’alternative des casques audio, mais il est très probable que cette option ne parvienne pas totalement à annuler tout le bruit.

L’idée d’un open space peut également paraitre anxiogène pour certains employés, en particulier pour les plus introvertis ainsi que pour ceux qui ont des besoins particuliers en fonction de leur domaine d’activité. Pour privilégier la concentration, vous pourriez envisager des façons de créer des espaces privés afin que ces employés ne soient pas dissuadés de travailler dans votre bureau.

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