Un système d’archivage de documents est un outil qui peut soutenir la gestion et la croissance de votre entreprise. Mais s’il est mal conçu, il peut plutôt entraver son fonctionnement. Voici 5 erreurs à éviter lors de l’archivage de documents.

Organiser les dossiers uniquement par ordre alphabétique

Bien sûr, les dossiers doivent être classés par ordre alphabétique, mais seulement dans les principales catégories. La création de fichiers étiquetés individuellement pour, par exemple, les clients par nom ou les fournitures de bureau par produit rend beaucoup plus de temps pour trouver rapidement ce dont vous avez besoin. Au lieu de cela, créez des catégories de documents, telles que « Candidats à un emploi » ou « Fournitures de bureau », puis classez-y des fichiers individuels pour chacun.

Écrire le nom des étiquettes de dossiers à la main

Bien que votre écriture puisse être parfaitement claire pour vous, elle peut sembler illisible pour d’autres. Essayer de déchiffrer les noms de dossiers prend du temps et est inefficace. Utilisez plutôt une étiqueteuse ou imprimez vos noms de dossiers à partir de votre ordinateur sur des feuilles d'étiquettes.

Les noms de dossiers physiques ne reflètent pas les noms de dossiers électroniques

Si vous avez un dossier dans votre classeur de bureau intitulé « Opportunités de publicité », un fichier similaire sur le bureau de votre ordinateur ne doit pas être enregistré sous un autre nom. Créer des noms différents pour les mêmes types de dossiers peut prêter à confusion. La probabilité que vous ne vous rappeliez pas où se trouvent les documents est plus élevée lorsque vos dossiers ne sont pas identifiés de la même manière. Il est plus efficace de faire correspondre exactement vos dossiers physiques et numériques.

Ne pas numériser les documents papier

Si votre entreprise traite des documents papier tels que des reçus, vous devez vous assurer de les sauvegarder numériquement. Tout peut arriver aux documents papier, y compris la perte de ces documents, les déchirures, etc. Il est donc essentiel d'avoir des copies de sauvegarde. Votre entreprise doit s'adapter à une bonne gestion des fichiers pour protéger à tout moment les fichiers physiques et numériques.

Ne pas avoir de système central

Lorsque les employés sont autorisés à enregistrer sur leur bureau des fichiers auxquels d'autres ont besoin d'accéder, il est difficile de partager des informations. Par exemple, les dossiers des clients, les formulaires et les documents de marketing doivent être enregistrés ou classés dans un emplacement central. Les employés peuvent conserver à leur bureau des dossiers liés à des projets dont ils sont individuellement responsables, mais les dossiers auxquels d'autres ont besoin d'accéder doivent se trouver dans un système central.

Selon la taille de votre entreprise, gérer l’archivage de documents en interne peut ne pas être efficace. Collaborer avec une entreprise de gestion de documents professionnelle vous fera non seulement gagner du temps, mais vous assurera que tous vos documents sont en sécurité. Ces entreprises connaissent les meilleures pratiques de gestion documentaire. Mieux encore, elles sont toujours à jour avec toutes les directives réglementaires et de conformité concernant l’archivage des documents.