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La gestion de projet est un domaine large et complexe qui comporte plusieurs difficultés. Elle se divise en quatre concepts appelés les 4 P de la gestion de projet. Le premier est le Plan et consiste à prévoir les actions qui devront être menées et le processus de gestion et d’évolution du projet. Le plan permet d’éviter plusieurs problèmes en évitant au maximum les mauvaises surprises. Le deuxième est le Processus et comprend les différentes actions qui seront posées pour réaliser le projet et en assurer le bon fonctionnement. Le troisième P réfère aux Personnes et traite des possibles problèmes liés aux ressources humaines et aux performances des différents acteurs. Le quatrième et dernier concept est le Pouvoir et traite des liens hiérarchiques, des décisions et de l’aspect politique de la gestion de projet. Avec les avancées technologiques constantes, de plus en plus d’outils sont à notre portée pour simplifier les manœuvres et éviter les erreurs.
Logiciel de feuille de temps
Les logiciels servant à améliorer le système de feuille de temps des employés permettent une meilleure gestion des ressources humaines et des budgets. Ce logiciel s’inscrit dans le troisième P soit les Personnes et permet de sauver temps et argent. C’est principalement en accélérant les processus que le logiciel de feuille de temps pourra favoriser la gestion de votre projet. Le système permettra également de s’assurer de l’exactitude des informations et ainsi d’éviter les erreurs.
Système ERP
De plus en plus populaires, les systèmes Enterprise Resource Planning (ERP), Progiciel de Gestion Intégrée (PGI) en français, permettent de réunir plusieurs dimensions de la gestion de projet dans un seul logiciel pour assurer la cohérence entre les départements et la considération de toutes les composantes dans les processus décisionnels. Ce logiciel s’inscrira dans le deuxième P soit les processus et pourrait par exemple aider la gestion des stocks d’une entreprise de vente au détail.
Logiciels de gestion de budget et d’échéanciers
Tout gestionnaire doit principalement se préoccuper du temps et de l’argent qui lui sont alloués pour la réalisation de son projet. Ces outils font partie de la planification (premier P) et permettront d’éviter de se retrouver à court de ressources durant le projet et de devoir tout arrêter. Ces étapes sont essentielles pour le bon fonctionnement de tout projet et se doivent d’être faites avec réalisme et rigueur afin de s’assurer de leur validité et de leur pertinence.