Comment optimiser efficacement la gestion du temps en entreprise ?

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On dit toujours que le temps, c’est de l’argent. Mais les journées ne comportent que 8 heures, souvent beaucoup plus quand on est chef d’entreprise. Comment donc optimiser son temps pour améliorer sa productivité ?

Préparer sa journée 

L’objectif consiste à planifier sa journée, pour 4 à 5 heures pas plus, de manière à laisser de la place aux imprévus.

• Pour cela, il faut lister et hiérarchiser les tâches : ce qui est important, mais pas urgent, ce qui est urgent, mais pas important, ce qui est urgent et important. Tout le reste, vous pourrez le supprimer. En mesurant le degré d’urgence, vous pourrez ainsi évaluer les conséquences financières ou techniques pour votre entreprise.

• La deuxième étape sera d’estimer le temps nécessaire pour accomplir chacune de ces tâches. On est toujours plus productif quand on canalise son énergie dans un temps et une tâche donnés. Imposez-vous aussi des dates butoirs.

• Déléguez tout ce qui est urgent, mais pas important. Vous ne pourrez pas tout assumer, vous n’êtes pas multitâches non plus. À défaut, votre concentration en pâtira et vous serez moins rentable.

• Prenez du temps pour informer vos collaborateurs des affaires en cours, ils vous aideront à anticiper celles à venir.

• Alléger la gestion de votre entreprise en vous entourant des conseils personnalisés d'un bureau comptable à Montréal. Ils vous assisteront dans l’organisation des tâches, le financement d’un projet ou toute autre décision importante à prendre.

Les bonnes pratiques

Si vous devez organiser une réunion, programmez-la plutôt tôt le matin lorsque les énergies sont efficaces. Préparer un ordre du jour minuté, vous perdrez moins de temps.

Dans la journée, consultez régulièrement votre to-do-list. Commencez par les affaires les plus simples, elles seront un moteur motivant pour la suite de votre journée.

Ne vous éparpillez pas. Par exemple, si un projet est très important, morcelez-le en plusieurs tâches que vous accomplirez l’une après l’autre. Vous avancerez plus vite.

Ne vous laissez pas parasiter par le tout-venant. Prenez des notes ou demander à votre secrétaire, votre assistante, un collaborateur de prendre le relais, vous y reviendrez plus tard. N’oubliez pas, vous avez une marge de manœuvre de 2 ou 3 heures sur votre planning pour traiter tous les imprévus.

Prenez des pauses régulièrement pour éviter le surmenage.

La gestion du temps demande de la méthode, mais aussi la réforme de ses habitudes, accepter de déléguer étant sans nul doute la plus compliquée. Mais le résultat vous convaincra.