Utiliser un mode conversationnel soigné permet d'éviter beaucoup de frustration et de d'incompréhension lorsque vous collaborez à l’organisation d’une activité avec d’autres personnes.

Vous avez peut-être vous-même des exemples de frustrations vécues si vous faites partie d’une équipe qui doit composer avec de la pression, des budgets restreints et un laps de temps court pour réaliser un objectif visé!

C’est pourquoi vous pourriez vous intéresser à un mode de communication comme le SMART. Cette méthode très simple peut vous aider à mieux vous faire comprendre et mieux comprendre ce que l’on attend de vous. Vous pourrez ainsi vous entendre avec les autres sur les étapes de réalisation d’une activité ou d’un projet futur par exemple. De plus, lorsque cette méthode est encouragée et dans l’entreprise à tous les niveaux de collaboration, elle peut devenir un levier de motivation au travail. Elle ouvre en effet la porte à une culture d’échanges structurants et constructifs. Plus la culture de l’entreprise rejoint des valeurs humaines, et plus elle a de chance de retenir chez elle des personnes ayant ses valeurs.

Vous aimeriez savoir comment apprendre le langage SMART? Rien de plus facile !

Pour commencer, le SMART provient de l’anglais « intelligent ». C’est aussi un acronyme très courant en management pour définir, de façon claire, l’objectif que l’on cherche à atteindre ou encore pour cadrer un projet.

Les 5 lettres qui composent le mot SMART ont été proposées comme outil mnémotechnique pour aider à caractériser un objectif en termes qualitatif, quantitatif, d’intérêt, de légitimité et de temps. On retrouve quelques variations de cet acronyme, même en français. Nous avons retenu l’une des plus courante:

• S : Spécifique
• M : Mesurable
• A : Ambitieux (Acceptable et Atteignable sont aussi utilisés selon le contexte)
• R : Réaliste
• T : Temporel

Vous voyez, c’est aussi simple que cela. En quelques minutes, vous venez d’enrichir votre connaissance du langage de la collaboration intelligente ! Vous pouvez maintenant passer à l’étape suivante !

Comment mieux communiquer concrètement avec la méthode SMART?

La méthode SMART est largement répandue comme technique de préparation d’un projet car elle aide à limiter les interprétations que chacune des personnes impliquées pourraient en avoir. Sa force est de permettre aux parties prenantes de s’entendre sur les éléments du projet à partir d’un même cadre linguistique. Elle peut donc en ce sens faire partie du coffre à outil de gestion de la performance pour les managers. 

Communiquer de façon structurée et poser les bonnes questions

Poser de bonnes questions fait partie de la méthode. A partir des 5 éléments, on va chercher à préciser le projet, tant du point de vue de la personne à l’origine du projet que de celles qui vont y être impliquées. De cette façon vous pourrez :

• Mieux comprendre ou questionner ce que l’on attend de vous dans l’activité
• Savoir quels efforts le projet représente
• Vérifier si le projet est un défi intéressant à relever
• Avoir une évaluation de ses coûts le cas échéant
• Vous assurer que les ressources sont disponibles pour le réaliser
• Valider de votre point de vue si c’est réalisable tel quel ou s’il y a d’autres paramètres à évaluer
• Définir le temps que cela va prendre pour le réaliser.

Quelles sont les bonnes questions à poser pour répondre aux critères du SMART?

Premièrement, il est important de formuler des questions ouvertes pour favoriser la communication. Voici quelques questions que vous pouvez utiliser pour couvrir la grande majorité des éléments qui composeront le projet :

• Peux-tu me décrire spécifiquement ton projet?
• Comment va tu savoir que ton objectif est atteint (à quoi tu le verras, qu’est ce qui aura changé…)
• Qu’est ce qui t’anime dans ce projet?
• Quels en sont les bénéfices pour toi? Pour les autres?
• A quoi sais-tu que tes collaborateurs-collaboratrices vont y adhérer?
• De quelles ressources as-tu besoin pour le réaliser (temps – argent – matériel – aide extérieure)
• Est-ce réaliste? A quoi le sais-tu?
• Combien de temps il va durer – sur quelle période exactement – quelle date butoir ?

Avec de la pratique et en la partageant avec les autres, vous pourrez voir que cette méthode apporte de l’efficacité et de la clarté au projet parce qu’elle aide à formaliser l’objectif et les ressources à prévoir. C’est pourquoi il est recommandé d’impliquer le plus tôt possible les collaborateurs et collaboratrices du projet dans cet échange. Cette phase de formalisation avec les parties prenantes, fait d’ailleurs partie des plus importantes recommandations pour une meilleure gestion des talents en entreprise.

De cette manière, celui ou celle qui énonce, tout comme celui ou celle qui questionne, peut aider à cadrer l’information plus précisément avant de prendre une décision de go ou no go, ou de mettre en marche le processus de réalisation.

C’est aussi l’occasion d’écouter les questions légitimes de la part des personnes impliquées dans l’activité ou le projet. Car dans cet exercice, chaque personne est amenée à mieux comprendre ce que l’on attend d'elle et à discuter ouvertement de ses craintes ou des problématiques qu’elle entrevoit. 

Un autre élément essentiel dans toute communication : la bienveillance.

Pour qu'une personne fournisse un effort supplémentaire elle doit avant tout, en voir le bénéfice pour elle.

La personne qui initie le projet le fait pour ses propres besoins et le définit à travers ses propres filtres. Elle peut facilement oublier des éléments aux passage. La communication structurée du SMART offre un cadre pour communiquer en termes clairs. La bienveillance et l’écoute aident quant à elles, à enrichir ou renforcer la validité du projet. Et si vraiment l’idée n’est pas viable, ce sera aussi l’occasion d’en revoir les paramètres avant de s’y engager.

Dans toute communication il est important de garder à l’esprit que l’état émotionnel d’une personne varie selon sa façon de comprendre, d’interpréter et de gérer une situation en fonction d’un contexte. C’est pourquoi, il est vraiment important d’avoir des outils de communication. Le SMART et la bienveillance sont deux outils simples et accessibles à toutes-tous.